Gap operativo #2 de 5 | Serie: Lo que el ERP no resuelve
Cuando el director de operaciones descubre que su equipo gestiona el control de calidad en una hoja de Google Sheets, la reacción habitual es preguntarse qué ha fallado.
La respuesta incómoda es que, probablemente, no ha fallado nada. El equipo simplemente encontró una solución funcional para un proceso que el ERP no cubría, y lo hizo de la forma más rápida disponible.
El problema no es la hoja de cálculo. El problema es que nadie se preguntó por qué existía.
Este fenómeno —el shadow IT, es decir, la tecnología paralela que los equipos crean o adoptan al margen del departamento de IT— es uno de los síntomas más claros de los gaps operativos que el ERP deja sin cubrir. Y está mucho más extendido de lo que la mayoría de las organizaciones reconoce.
El 41 % de los empleados ya adquiere o crea tecnología sin conocimiento de IT. Gartner proyecta que esta cifra alcanzará el 75 % en 2027.[1]
El shadow IT no es una anomalía. Es la respuesta natural de los equipos a las limitaciones del sistema oficial.
Qué es el shadow IT y por qué importa
El shadow IT no es necesariamente malicioso ni irresponsable. Es el resultado de una ecuación simple: cuando un equipo necesita resolver un problema y el sistema oficial no lo cubre, encuentra otra manera.
El problema es que esa “otra manera” suele ser invisible para la organización, difícil de auditar, imposible de escalar y altamente dependiente de la persona que la creó.
Gartner estima que el shadow IT representa entre el 30 % y el 50 % del gasto tecnológico total de una empresa mediana.[2] No es un gasto que pase por IT, sino el coste acumulado del tiempo que los equipos dedican a construir y mantener sus propias soluciones, junto con herramientas que se contratan fuera de cualquier proceso formal.
Además, el 60 % de las empresas sigue utilizando Excel para procesos críticos en paralelo al ERP.[3]
En muchos casos, esos procesos son tan esenciales que, si la persona que los mantiene desaparece, parte de la operativa se detiene. Es una dependencia de persona disfrazada de herramienta.
Por qué el ERP genera shadow IT por diseño
La raíz del problema es estructural. Los ERPs son sistemas transaccionales diseñados en torno al ciclo pedido-factura-cobro. Cualquier proceso que no encaje en ese flujo central —y en una empresa mediana hay decenas— queda fuera de su alcance nativo.
Un análisis de Pivotly sobre el sector manufacturero lo ilustra con precisión: ese proceso de inspección multi-punto específico de tu industria no tiene un campo en el ERP. Ese método para reducir el desperdicio de material acaba resolviéndose en un campo de “notas”.[4]
El equipo de producción no espera a que IT lo solucione. Crea su propio Google Sheet.
Y tiene sentido. Customizar el ERP para cubrir ese caso concreto implicaría un coste de entre 150.000 € y 750.000 €, con plazos de 3 a 18 meses.[5] Para una empresa mediana, no es una opción realista.
La hoja de cálculo, por tanto, no es el problema. Es la consecuencia inevitable.
El shadow IT sectorial: cómo se manifiesta en distintas industrias
Fabricación industrial
En planta, el gap entre la planificación del ERP y la ejecución real es estructural. Las órdenes de producción viven en el ERP. Los incidentes de calidad, el tracking de lotes, las listas de verificación de mantenimiento y el scheduling diario de líneas viven en hojas de cálculo o en papel.
Sin un MES integrado —que requeriría una inversión que la mayoría de fabricantes medianos no puede asumir—, el operario trabaja con el ERP en una pantalla y con Excel en la otra.
Hostelería
Un estudio académico publicado en Procedia Technology sobre cadenas hoteleras concluye que los ERPs no cubren gran parte de los procesos específicos del sector.[9]
La gestión de inventario perecedero, el scheduling de turnos con distintos tipos de contrato o la coordinación entre cocina, sala y recepción suelen resolverse en sistemas paralelos o incluso en papel.
El ERP contabiliza lo que pasa. No gestiona cómo pasa.
Educación y editorial
El 62 % de las instituciones educativas reporta retrasos en procesos de matriculación debido a sistemas desconectados.[7]
Los ciclos académicos, la asignación de aulas, la gestión de sustituciones o las solicitudes de material no cuentan con módulos nativos en los ERPs estándar.
Algo similar ocurre en el sector editorial: el seguimiento de manuscritos, la gestión de derechos de autor o la liquidación de royalties tampoco existen en los sistemas de gestión empresarial generalistas.[8]
La solución no es prohibir el shadow IT: es reemplazarlo con algo mejor
CIO Magazine señala que la forma más eficaz de abordar el shadow IT no es prohibirlo, sino ofrecer alternativas oficiales que resuelvan el mismo problema con la misma agilidad.[10] Prohibir una hoja de Google Sheets sin ofrecer nada a cambio no elimina el problema: lo vuelve invisible.
La estrategia de las herramientas satélite parte de este principio. En lugar de forzar al ERP a cubrir procesos para los que no fue diseñado, o de convivir con un shadow IT incontrolado, se construyen aplicaciones específicas para cada proceso crítico: con la lógica de negocio que el equipo necesita, una UX que garantiza la adopción y conexión directa con el ERP para evitar duplicidades.
El impacto es tangible. El coste de desarrollo puede reducirse hasta un 70 % frente a una customización del ERP.[6] El plazo de entrega se sitúa entre 4 y 6 semanas. Y el resultado es un proceso digital, trazable y auditable, que no depende de una persona concreta para funcionar.
La pregunta ya no es si el shadow IT existe en la empresa. La pregunta es qué se va a hacer con él.
Referenciasbibliográficas
Nota metodológica: Las citas numéricas en superíndice [N] remiten a las referencias APA que se detallan a continuación. Todas las estadísticas han sido verificadas en las fuentes originales antes de su inclusión.
[1] Gartner.(2023). Predicts 2023: Workforce Technologies. Gartner Research.Citado en: Zluri. (2024). Shadow IT Statistics: Key Facts to Learn in2025.https://www.zluri.com/blog/shadow-it-statistics-key-facts-to-learn-in-2024— El 41 % de los empleados ya adquiere o crea tecnología sinconocimiento del departamento de IT. Proyección para 2027: 75 %.
[2] Auvik.(2024). 50 Shadow IT Statistics for Business and IT Leaders in 2024.Auvik. https://www.auvik.com/franklyit/blog/shadow-it-stats/ —Estimación del gasto en shadow IT como porcentaje del presupuestototal de TIC: entre el 30 % y el 50 %.
[3] Diginomica.(2024). Shadow IT Never Dies – Why Spreadsheets Are Still RunningYour Business. Diginomica.https://diginomica.com/shadow-it-never-dies-why-spreadsheets-are-still-running-your-business— El 60 % de las empresas sigue utilizando Excel para procesoscríticos de negocio que corren en paralelo al ERP.
[4] Pivotly.(2024). Why Most Manufacturing Software Fails Mid-Market Teams.Pivotly.https://pivotly.com/most-manufacturing-software-fails-how-a-composable-erp-doesnt/— Análisis de los gaps estructurales entre la funcionalidad nativadel ERP y los procesos específicos de fabricación mid-market.
[5] Godlan/ APPWRK. (2024). How Much Does an ERP System Cost for Medium-SizedManufacturers? Godlan.https://godlan.com/how-much-does-an-erp-system-cost/ — Rango decostes de customización de ERP para empresa mediana: entre 150.000 $y 750.000 $, con plazos de 3 a 18 meses.
[6] ForresterResearch. Citado en: Decerto / Hostinger. (2025). 26 No-code andLow-code Trends for 2025. Hostinger.https://www.hostinger.com/tutorials/low-code-trends — Lasorganizaciones ahorran un 70 % en costes de desarrollo usandoherramientas no-code frente al desarrollo tradicional.
[7] SpaceBasic.(2025). 10 Best ERP Higher Education Software Every University Needsin 2025. SpaceBasic.https://www.spacebasic.com/blogs/erp-higher-education — El 62 % delas instituciones educativas reporta retrasos en los procesos dematriculación debidos a sistemas desconectados.
[8] SysGenPro/ TechCloud ERP. (2026). ERP for Publishing Houses: Benefits &Use Cases. SysGenPro.https://sysgenpro.com/resources/erp-for-publishing-houses — Laseditoriales necesitan herramientas de tracking de manuscritos,gestión de derechos y liquidación de royalties que ningún ERPestándar incluye.
[9] Azevedo,A., Azevedo, J., & Romão, M. (2012). Advantages, Limitations andSolutions in the Use of ERP Systems (Enterprise Resource Planning) –A Case Study in the Hospitality Industry. Procedia Technology, 5,427-435. ScienceDirect.https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S2212017312004604 —Estudio de caso en cadenas hoteleras: los ERPs no cubren gran partede los procesos operativos específicos del sector hostelero.
[10] CIOMagazine. (2023). How to Eliminate Enterprise Shadow IT. CIO.https://www.cio.com/article/234745/how-to-eliminate-enterprise-shadow-it.html— El enfoque más eficaz para eliminar el shadow IT no esprohibirlo, sino ofrecer alternativas digitales oficiales queresuelvan el mismo problema.
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